Facturas programadas: cómo automatizar tu facturación mensual

Resumen rápido: Las facturas programadas de Timbrát te permiten crear una factura hoy y elegir que se timbra y envía automáticamente en una fecha futura sin que tengas que estar presente. Para clientes con ciclos fijos (mensual, quincenal, etc.) puedes activar recurrencia y la factura se timbra sola en cada ciclo indefinidamente.

Son las 6 de la tarde del jueves. Mañana sales de fin de semana largo y tu cliente más puntual paga el primero de cada mes, pero solo si recibe la factura el mismo día. Tienes dos opciones: facturar regresando, sabiendo que te pagarán hasta el noche o correr el riesgo de olvidarlo el domingo en la noche.

Hay una tercera opción: programar la factura hoy y disfrutar de la playa sin preocupaciones.

Qué son las facturas programadas

Una factura programada es exactamente lo que suena: creas la factura normalmente: cliente, concepto, monto, pero en lugar de timbrarla en ese momento, eliges una fecha futura. Timbrát la firma con tu CSD, la timbra ante el SAT y la envía al correo de tu cliente en la fecha que elegiste, sin ninguna acción adicional de tu parte.

El proceso desde la plataforma:

Paso 1: Crea la factura como siempre Selecciona el cliente del catálogo, agrega los conceptos, define el monto. Todo exactamente igual a una factura normal.

Paso 2: Elige "Programar factura" en lugar de "Timbrar" La opción aparece en el mismo formulario junto al botón habitual de timbrado.

Paso 3: Selecciona la fecha Puede ser mañana, el próximo lunes, el 1° del mes siguiente, el día que necesites. Puedes programarla con semanas de anticipación.

Paso 4: Cierra la laptop Timbrát se encarga del resto: firma con tu CSD, timbrado ante el SAT, envío al correo del cliente. Tú no haces nada más.

Facturas recurrentes: configura una vez, funciona indefinidamente

Para clientes con los que tienes un acuerdo de pago fijo – misma tarifa, mismo día cada mes – las facturas recurrentes van un paso más allá: en lugar de programar cada factura por separado, configuras el ciclo una sola vez y Timbrát genera y timbra la factura automáticamente en cada periodo.

Intervalos disponibles:

• Semanal

• Quincenal

• Mensual

• Bimestral

• Trimestral

• Anual

Una consultoría de $15,000 mensuales que facturas al mismo cliente desde hace dos años debería ser una factura recurrente, no 24 facturas que capturaste manualmente una por una.

¿Qué pasa si algo falla?

Si por alguna razón la factura programada no puede timbrase en la fecha elegida (CSD vencido, problema de conectividad con el PAC, etc...), recibirás una alerta en el dashboard para que puedas intervenir manualmente. Las facturas que fallaron aparecen con estado visible, no se pierden en silencio.

Para qué casos es más útil

Clientes recurrentes con monto fijo. El caso de uso más obvio. Si el lunes siguiente facturas lo mismo que el lunes pasado, no debería requerir ninguna acción tuya.

Fin de mes bajo presión. Si tus clientes corporativos pagan contra factura y tienen fecha límite para recibirla, programarla con anticipación elimina el riesgo de que se te pase.

Vacaciones o viajes. Puedes programar todas las facturas del mes antes de salir. Cuando regreses, ya están timbradas y enviadas.

Clientes con fecha de pago específica. Algunos clientes solo procesan pagos los días 15 y último de cada mes. Programar la factura para que llegue exactamente esos días mejora la probabilidad de cobro puntual.

La premisa es sencilla: lo que buscamos en Timbrát es que te enfoques en tu negocio y te liberes de la carga mental que implica saber que tienes que facturar cierto día en específico si esperas recibir el pago a tiempo. Programa la factura y no descuides lo importante para sentarte a facturar en ese día clave.

Qué sigue después de la factura programada

Si la factura va con método PUE, el ciclo termina cuando se timbra. Si va con método PPD – porque el cliente paga después – recuerda que necesitas emitir un Complemento de Pago cuando llegue el depósito (o dentro de su fecha límite).

Para automatizar completamente el ciclo de cobranza en facturas recurrentes PPD, lee Cómo gestionar tu cobranza con Complementos de Pago.

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